Veel organisaties zijn bezig met ‘Het Nieuwe Werken’ (HNW). Vaak komen de initiatieven vanuit verschillende plekken binnen de organisatie, van clubjes enthousiastelingen die zien dat het werk effectiever, efficiënter en vooral ook leuker kan. De organisatiebrede implementatie van Het Nieuwe Werken is daarentegen een stuk moeilijker. Zoals altijd is er een natuurlijke weerstand tegen verandering. Maar belangrijker: veelal wordt door de directie geroepen dat de meerwaarde van HNW niet aangetoond is. Er is geen businesscase, geen ‘zakelijke rechtvaardiging’ voor de implementatie.

Terecht is die opmerking wel. De onderbouwing van de voordelen van HNW moet je met een vergrootglas zoeken. Er is nog weinig onderzoek gedaan. De effecten zijn gewoon nog niet bekend. HNW wordt pas sinds kort op grote schaal omarmd. Social Media bestaat zelfs pas enkele jaren. En de tijd dat je voor computerwerk of het plegen van een telefoontje letterlijk gebonden was aan een draadje is nog niet zo lang geleden. Het effect van allerhande nieuwe technologieën die als ‘hnw’ worden aangeprezen moeten nog worden aangetoond.

Het tweede element dat het maken van een businesscase bemoeilijkt is gelegen in het feit dat veel effecten van HNW moeilijk te meten zijn. Bijvoorbeeld: de directe invloed van social media op de kennisdeling en daarmee bijvoorbeeld de kwaliteit van het werk is lastig te bepalen. En hoe effectief is het ‘sturen op output’? Gaan mensen daar effectiever van werken? Misschien zelfs harder door werken?

Op één onderdeel is wel vrij eenvoudig een businesscase (in de vorm van een financiële besparing) op te stellen: de ‘bricks’. Met de introductie van een huisvestingsconcept met flexibel gebruik van werkplekken kun je het aantal werkplekken en dus de huisvestingskosten flink reduceren.
Waar de bezetting van ‘traditionele’ kantoren veelal rond de 40% schommelt, kun je de bezetting bij een flexconcept verhogen tot 70% of zelfs meer. En dan heb je nog voldoende ruimte om de piekbezettingen goed op te vangen. Vaak komt dit neer op een besparing van zo’n 30% op de totaal benodigde hoeveelheid vierkante meters. Voor veel organisaties betekent dit bijvoorbeeld dat een compleet pand afgestoten kan worden, of dat er minder vierkante meters gehuurd hoeven te worden.
De investering die je moet doen om een passend kantoorconcept te ontwerpen en te implementeren kan zichzelf binnen enkele jaren terugverdienen (afhankelijk van de specifieke situatie!).

Dus heb je de ambitie om HNW in te voeren binnen jouw organisatie: de huisvesting is de aanjager bij uitstek! Met de financiële besparing kun je de directie overtuigen. Een nieuw huisvestingsconcept werkt bovendien als aanjager voor meer veranderingen: een nieuw facilitair concept (eindelijk goede koffie!), de introductie van laptops en smartphones (en daarmee de technische mogelijkheid om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken), etcetera.

Tot slot: de introductie van een nieuwe huisvesting is per definitie een ‘blauw’, projectmatig proces. Er is een heldere planning en de fasering (initiatief-definitie-ontwerp-voorbereiding-uitvoering-nazorg) ligt vast. Dit projectmatige proces met zijn duidelijke beslismomenten biedt de mogelijkheid om andere veranderingen op het gebied van HNW te bespoedigen. Voorbeeld: op enig moment moet gekozen worden voor het aanleggen van een bekabeld netwerk of het gebruik van wifi. Dat is ook het moment dat je kunt kiezen voor laptops/tablets/smartphones en definitief afstand doet van de vaste computers. Kortom: het huisvestingstraject dwingt een organisatie om keuzes te maken

Met bovenstaand betoog pleit ik overigens niet voor het zonder meer invoeren van een flexconcept om de kosten te drukken. De huisvesting en het werkplekconcept moet onderdeel zijn van de totale manier van werken, passend bij de organisatie.
De huisvesting is wél het onderdeel waarmee je de invoering van HNW financieel haalbaar kan maken en waarmee je de invoering van HNW kunt bespoedigen.

Reacties zijn welkom!